プレゼンスライドや文章作成などで、ちょっとした区切りを示すのに箇条書きや段落はよく使われています。
しかしちょっとした工夫でもっと分かりやすくできることを知らない方は少なくありません。
この記事ではそういったちょっとまとまった文をうまく見せるためのポイントをまとめます。
箇条書きの工夫と段落間隔設定のススメ
箇条書きを多用するプレゼンはあまり読んでもらえないものですが、時には必要になることもあります。
箇条書きの注意点として、どこまでが1つの項目なのかを瞬時に理解してもらえるようにするということがあります。
よく使われる先頭の「・」を、もっと目立つ「●」に置き換えるなど、行頭を強調するだけでも箇条書きの開始位置を認識しやすくなります。
例えばよく使われるPowerPointでは、箇条書きにしたい文字を選択した状態で右クリックして「箇条書きと段落番号」を選択 (Windowsなら「箇条書き」→「箇条書きと段落番号」) することで、簡単に箇条書きを作ることができます。
また、それぞれの箇条書きをグループ化するのも大事です。具体的には、項目内の行間よりも項目同士の間隔を広くすることになります。
箇条書きの間に空白の行を入れると全体としてまとまりがないように見えてしまうので、行間隔を基準にして0.5行程度の段落間隔を設定するといいと思います。
段落間隔の設定もPowerPointで簡単にできます。テキストボックスを選択した状態で、「テキストの書式設定」→ 「段落」、そして「間隔」のところにある「段落後」の数字を指定するだけです。
ちなみに段落間隔のベースになる適切な行間隔はフォントの種類やフォントのサイズによっても変わるので読みやすいフォントの特徴 【行間隔・字間隔の設定法も】にまとめています。
適切な位置で改行する
書類やプレゼン資料では、改行位置に注意をすることで可読性が高まります。
単語の途中で改行せず、単語と単語の間や読点などの位置で改行するようにします。かといってちょうど一文に見えるような切りが良すぎる改行もダメです。
例えば極端な例ですが、
誤解が発生
という改行のしかただと、「文末に見える」と「誤解が発生」の2文に見えてしまいます。本当は「文末に見える誤解が発生」という1文のつもりだったとしてもです。
このような誤解を生まないためには、言葉を付け加えたり言い換えたりして、適切なタイミングで改行できるようにします。
またもう1点、これは特に申請書などでやりがちなことですが、太字で強調している箇所の途中で改行が入ると効果が半減してしまいます。
強調箇所は原則としてバラバラにしないように配慮するのが望ましいです。
箇条書きの設定法を紹介しましたが、その状態でEnterを押して改行しようとすると新しい箇条書きと認識されてしまいます。これを解決するにはShiftを押しながらEnterを押すというテクニックがあります。
Shift + Enter: 改行
Enterは改行ではなく改段落なので新しい箇条書きと判断されますが、Shiftを押しながら入力することで好きな位置で改行にできるのです。
字下げを最小限にする
小学校では「段落のはじめは1文字さげる」と習うせいか、プレゼンスライドでもこれをやっている学生さんをよく見ます。
段落のはじめに字下げ (インデント)をするのは段落の開始をわかりやすくするためですが、スライドではこれは段落の間隔を適切にあけることで十分に表現できます。
むしろインデントがあると左端がガタガタになり、パッと見たときにどこから段落がスタートしているのか分かりくくなります。
明確な意図があるというわけでなければ、プレゼンに字下げは不要です。
もちろん文章で書く場合にはインデントが必要ですが、1段落目は開始位置が明らかなので文章の場合はインデントは2段落目からにすると読みやすいです。
実際、少なくとも科学系の専門誌は1段落目にインデントは入っていません。NatureやScienceをよく見てみましょう。生命科学系の他の専門誌はおすすめの生命科学雑誌40選 【日本語の情報もある】で紹介しています。
段組みをうまく活用する
ポスター発表で注意が必要なのは、1行を長くしてはいけないということです。
1行にずっと文章が左端から右端まで書いてあって、改行してまた左端に戻る、というようなポスター見たことありませんか？
ポスターはA4用紙よりもずっと大きいので、視線の移動距離もずっと長くなり、非常に読みにくくなってしまいます。おそらくよほど興味がない限り聴衆からは読んではもらえないでしょう。
こういったときには、例えば2段組み・3段組みにして1行の文字数を減らすと見違えるほどよくなります。
初めての学会に向けた準備をしている学生さん向けには、学会ポスター発表前に知っておくべきこと全て 【デザインのコツから発表後の注意点まで】にも役立ち情報をまとめています。
まとめに代えて
この記事では、箇条書きや字下げといった日常よく使われる方法について、ちょっとした工夫で読みやすくすることができるということを紹介しました。
いずれも簡単にできるので、もしいいなと思ったものがあれば早速次回からぜひ取り入れてみてください。
関連情報
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プレゼンや申請書のおすすめフォント 【日本語・英語両方のフォント】
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